キャッシュレス会計による経理業務改善

キャッシュレス会計による経理業務の改善を考えてみましょう。

キャッシュレス会計とは、小口現金を廃止することです。

つまり、会社として現金を持たないということです。

会社が現金を持つことでさまざまな事務負担が生じています。

キャッシュレス会計の導入により、これらの事務負担をスリム化を実現しましょう。

会社に現金を置くことにより、次のような業務が必要となります。

• 現金管理をする責任者の任命
• 現金の準備
• 金庫の調達と管理
• 入出金の都度、現金出納帳に記載
• 現金出納帳と現金の残高が正しいかを確認
• 出納帳と現金に誤差が生じた場合の原因の追究
• 小銭が不足した場合の両替

現金管理のため細々とした作業が必要となることが、お分かりいただけると思います。

キャッシュレス会計を採用すると、このような現金管理の作業から解放されます。

さらに、現金の盗難や紛失という危険性もなくなります。

キャッシュレス会計をより一層効果的にするには、インターネットバンキングによる銀行取引のオンライン化を併用することをお勧めいたします。

その理由は、キャッシュレス会計により、現金を銀行から引き出す手間が削減でき、インタネットバンキングにより、銀行振り込みのために銀行へ行く手間が削減できるからです。

これで、銀行に出かける手間は、ほぼゼロにすることができます。

会社に現金を置かないということは、現金払いの経費については社員が一旦立て替えて、後日会社との間で精算するということになります。

社員が立て替えた経費の精算には、立替経費精算書を使用します。

例をあげて説明しましょう。
１．社員が経費の支払いを現金で立て替えます。
（経費の領収証は、立て替えた社員が精算日まで保管します）

２．経費を立て替えた社員は、あらかじめ決めておいた締切日までに立替経費精算書を作成し会社に提出します。
（領収証は立替経費精算書に添付します）

３．会社は給与や役員報酬と合わせて、立て替えた経費を社員あてに銀行口座から振り込みます。

事務負担を減らす秘訣は、経費の精算を締切日に間に合わせることです。

つまり、締切日に間に合わなかった立替経費精算書については、翌月の給料で精算します。

会社に現金を置かないことにより生ずる問題点を整理してみましょう。

問題点は三つに絞られると思います。

一つ目は、集金に対応できないことです。

この問題に最も有効な方法は、法人クレジットカードの活用です。

法人クレジットカードを作成し、経費をカードで精算します。

カードを活用することにより、現金払いを減らすことができます。

ただし、問題点は法人カードの審査の厳しさです。

設立後間もない会社や赤字決算の会社には、審査が下りないことがあります。

審査基準はカード会社によって異なるため、あらかじめ審査基準を調べた上で申し込むことが重要です。

審査が下りない場合には、社長の個人カードで会社の経費を決済することが一つの解決策です。

個人カードで決済して、そのカードの利用明細から、個人のための支出と会社の経費を区分して、明細書を証憑として保存します。

二つ目の問題点は、出張など多額の支出を要する経費については、社員に立て替えてもらうことは困難であるということです。

この場合は、インターネットバンキングを利用して、仮払旅費を社員の口座に振り込んでおきましょう。

その上で、帰着後に社員に出張旅費精算書を提出してもらい、不足分は給与とともに社員の口座に振り込む。余ったお金は会社の口座に振り込んでもらうとよいでしょう。

三つ目の問題点は代金引換郵便です。

代金引換郵便とは、郵便配達の際、郵便物や荷物と引き換えに、配達職員が代金を受取人から預かって、 ゆうちょ銀行口座への送金または普通為替で差出人に送金する制度です。

通信販売でよく利用されています。

この代金引換郵便だけは現金で支払わざるをえません。

ですから、代金引換郵便だけは、あらかじめ現金を用意するしか方法がありません。

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