会社に現金を置かないということは、現金払いの経費については社員が一旦立て替えて、後日会社との間で精算するということになります。

社員が立て替えた経費の精算には、立替経費精算書を使用します。

例をあげて説明しましょう。
１．社員が経費の支払いを現金で立て替えます。
（経費の領収証は、立て替えた社員が精算日まで保管します）

２．経費を立て替えた社員は、あらかじめ決めておいた締切日までに立替経費精算書を作成し会社に提出します。
（領収証は立替経費精算書に添付します）

３．会社は給与や役員報酬と合わせて、立て替えた経費を社員あてに銀行口座から振り込みます。

事務負担を減らす秘訣は、経費の精算を締切日に間に合わせることです。

つまり、締切日に間に合わなかった立替経費精算書については、翌月の給料で精算します。